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DEFINICIÓN DEACCESS

Access es una palabra inglesa que puede traducirse como “acceso”. El uso más habitual del término en nuestra lengua está vinculado a un programa informático desarrollado por la empresa estadounidense Microsoft.

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.

La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que incluso puede importar información creada con otros software (como Microsoft Excel).

El hecho de que Access se haya convertido en una herramienta vital para muchas personas, tanto en su vida profesional como en la laboral, es debido a una serie notable de razones, tales como estas:
-Permite darle forma a bases de datos de una manera realmente sencilla e intuitiva.
-Cada una de esas mencionadas bases se pueden personalizar absolutamente y sin necesidad de tener que contar con un desarrollador.
-De la misma manera, cuenta con una serie de plantillas para que el usuario pueda hacer empleo de las mismas sin tener que perder tiempo en crear una propia.
-Tiene la particularidad de que se pueden compartir todas las bases de datos creadas de forma rápida y mediante distintos medios.
-Access es un programa que interactúa de manera clara y sencilla con otros softwares de Microsoft también muy utilizados, como pueden ser Excel e incluso Word o PowerPoint.
-Se instala sin dificultad y rápidamente se puede comenzar a utilizar.
-Su interfaz es intuitiva.
-Es un programa de tipo multiusuario.
-Se considera que es una alternativa realmente económica a la hora de realizar distintas bases de datos ya que otros softwares similares que encontramos cuentan con unos precios muy elevados.
-Permite importar datos de forma fácil y rápida.

Por el contrario, tampoco podemos olvidarnos de sus desventajas. En este caso, se le achacan las siguientes:
-Es un programa útil para particulares, pequeñas y medianas empresas pero no para compañías de grandes dimensiones por el volumen de datos con los que puede trabajar o almacenar.
-Puede presentar ciertas carencias de seguridad en comparación a otros programas.

Se conoce como access point o punto de acceso, por otra parte, al dispositivo que sirve para conectar diferentes equipos en una red informática. En el caso de las redes inalámbricas, el wireless access point(WAP) logra la interconexión de computadoras (ordenadores) y diversos dispositivos móviles sin apelar a cables.

ACCESS Co., Ltd. es el nombre de una compañía japonesa que abrió sus puertas en 1974. Esta empresa se dedica al desarrollo de programas informáticos para consolas de videojuegos, teléfonos celulares (móviles) y otros dispositivos

Access, por último, es el nombre con el que se conoce a Axel Ascher, un personaje que pertenece a Marvel Comics y DC Comics. Este personaje, que apareció en 1996, permitió un crossover (entrecruzamiento) entre las dos compañías de historietas. Gracias a sus superpoderes, Access puede desarrollar y emplear portales interdimensionales para realizar teletransportaciones y viajar a través del tiempo.

Crear un formulario en Access

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

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Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario de Access para crear rápidamente un formulario con un solo elemento. En este tipo de formulario se muestra información sobre un solo registro a la vez, como puede verse en la siguiente ilustración

Formulario con un solo elemento

1. En el formulario se muestra información de un solo registro.

2. En algunos casos, Access agrega una hoja secundaria de datos para mostrar información relacionada. Para obtener más información, vea la sección Creación automática de hojas secundarias de datos.

Cuando se usa la herramienta Formulario, se agregan al formulario todos los campos del origen de datos subyacente. Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente o modificarlo en la vista Presentación o Diseño para adaptarlo a sus necesidades

Crear un formulario con un solo elemento

1.En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2.En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

  Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se      pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras se muestran los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea el artículo ¿Qué debería usar: la vista Presentación o la vista Diseño?

3.Para empezar a usar el formulario, cambie a la vista Formulario:

·         En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas formulario haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Formulario

Creación automática de hojas secundarias de datos

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o la consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja secundaria de datos al formulario basada en la tabla o la consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Cliente y se ha definido una relación uno a varios entre la tabla Cliente y la tabla Pedidos, en la hoja secundaria de datos se mostrarán todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del registro Cliente actual. Si no desea incluir la hoja secundaria de datos en el formulario, puede eliminarla si cambia a la vista Presentación, selecciona la hoja de datos y, a continuación, presiona SUPRIMIR.

Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agregará ninguna hoja de datos al formulario

Crear un formulario en blanco en Access

1.Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2.En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

3.Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

4.Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

5.Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Crear un formulario dividido en Access

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario